Instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, rzeczowy wykaz akt.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA, INSTRUKCJA ARCHIWALNA I RZECZOWY WYKAZ AKT.
 

Czy jednostki oświatowe (szkoły, przedszkola) powinny tworzyć instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną i rzeczowy wykaz akt?

Tak. Dyrektorzy jednostek oświatowych mają obowiązek przygotowania i stosowania odpowiednich aktów normatywnych dotyczących ogólnie pojętemu obiegowi dokumentów w zakładzie pracy (instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną i rzeczowy wykaz akt).

Obowiązek ten wynika z art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. jedn. Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, ze zm.) samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej, nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.

Czy rozporządzenie Prezesa RM z dn. 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (…) dotyczy szkół?

Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67), zgodnie z jego § 1 ust. 1, określa:

1)  instrukcję kancelaryjną,
2)  sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,
3)  instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej "instrukcją archiwalną",
– dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy.

Mimo wszystko nie istnieje obowiązek dostosowania instrukcji kancelaryjnej w szkole do rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r.

 

Czy ktoś kontroluje szkołę ze stosowania instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt?

Na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.(Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) art. 28 ust. 4 do zakresu działania archiwów państwowych należy kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego m.in. w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.

 

Co musi zrobić dyrektor szkoły żeby wprowadzić,  zgodnie z przepisami, instrukcję kancelaryjną?

Dyrektor szkoły, w celu uzyskania zgody,  przesyła do właściwego mu archiwum państwowego zarządzenie  (które wprowadza instrukcję kancelaryjną, rzeczowy wykaz akt, instrukcję kancelaryjną). Ten akt wprowadzający (zarządzenie) zostało ustalone zarządzeniem nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 stycznia 2011r. w sprawie postępowania przy zatwierdzaniu lub wprowadzaniu w porozumieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych lub zmian do nich na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.).