Press "Enter" to skip to content

Usługi archiwizacyjne.

archiwizacja dokumentów heben polska sp. zo.o. Tarnobrzeg

 Firma HEBEN Polska Sp. z o.o. oferuje kompleksowe usługi archiwizacyjne w zakresie archiwizacji dokumentów oraz organizacji archiwów i składnic akt. Naszymi Klientami są zakłady pracy oraz jednostki państwowe, samorządowe i budżetowe.

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW:

  • klasyfikacja i kwalifikacja akt,
  • porządkowanie jednostek aktowych (pakowanie i opisywanie akt),
  • sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt w formie drukowanej i elektronicznej,
  • porządkowanie dokumentacji płacowej (listy płac, kartoteki wynagrodzeń) i osobowej pracowników,
  • wydzielenie akt do brakowania,
  • porządkowanie akt kategorii „A” zgodnie z zaleceniami archiwum państwowego.

 ORGANIZACJA SKŁADNIC AKT I ARCHIWÓW ZAKŁADOWYCH (DORADZTWO):

  • projektowanie pomieszczeń magazynowych,
  • doradztwo w zakresie przechowywania i postępowania z zasobem.

 SZKOLENIA Z ZAKRESU ARCHIWIZACJI I ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ:

  • zasady obiegu oraz archiwizacji dokumentów w różnych jednostkach organizacyjnych,
  • zarządzanie dokumentacją papierową,
  • szkolenia pracowników z zakresu obsługi archiwów zakładowych i składnic akt.

 PRZYGOTOWANIE NORMATYWÓW KANCELARYJNO-ARCHIWALNYCH:

1. Instrukcja kancelaryjna – wewnętrzny akt normatywny określający zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w zakładzie pracy. Instrukcja kancelaryjna zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.

Szczegółowo instrukcja kancelaryjna określa i reguluje:

a) system kancelaryjny,
b) obieg akt,
c) zasady przyjmowania i dekretacji korespondencji,
d) rejestracja i znakowanie spraw,
e) formy załatwiania spraw,
f) podpisywanie pism,
g) terminy załatwienia spraw,
h) wysyłanie pism,
i) przechowywanie akt bieżących oraz tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

2. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego lub składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym lub składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Typowe zagadnienia składające się na instrukcję archiwalną to:

3. Jednolity rzeczowy wykaz akt – jest najważniejszym normatywem kancelaryjno-archiwalnym, stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej zakładu pracy klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności aktotwórcy. Zawiera on również kwalifikację archiwalną, która określa czas przechowywania danej grupy rzeczowej dokumentacji. Dlatego też ważne jest aby JRWA był precyzyjnie dopasowany do struktury organizacyjnej danej jednostki organizacyjnej oraz rodzaju wytwarzanej w niej dokumentacji.

a) organizacja i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt,
b) lokal archiwum zakładowego lub składnicy akt,
c) przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt,
d) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
e) przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt,
f) udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym lub składnicy akt,
g) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego lub składnicy akt,
h) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
i) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
j) sprawozdawczość archiwum zakładowego lub składnicy akt,
k) kontrola archiwum zakładowego lub składnicy akt,
l) postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji, likwidacji komórki bądź jednostki organizacyjnej.

Usługi archiwizacyjne prowadzone są zgodnie z:

  • Ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.)
  • Rozporządzeniem z dnia 20 października 2015 r. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743); zmiana z 10 października 2017r. (Dz.U. 2017 poz. 1973).
  • Normatywami kancelaryjno-archiwalnymi obowiązującymi w zakładzie pracy.

Comments are closed.